De archieven van Nivon afdelingen en van Natuurvriendenhuizen passen niet in het Nivon archief dat ondergebracht is bij het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG). Daarom wordt in dit stuk een globaal advies gegeven voor Nivon afdelingen en Natuurvriendenhuizen die hun archief willen afstoten.

Wij raden aan om contact te zoeken met de leiding van het meest voor de hand liggende stads-, streek- of provinciale archief. Met deze instelling kun je dan overleggen over een mogelijke overdracht van het eigen archief. Punten die daarbij aan de orde moeten komen zijn:  is men geïnteresseerd, wat zijn hun prioriteiten, wat willen ze wel en wat niet, wordt er een vergoeding gevraagd voor het bewaren van het archief, hebben ze behoefte aan de inzet van Nivon vrijwilligers voor de bewerking (ordening, beschrijving) van het archief, in welke vorm willen zij de stukken ontvangen, wat is hun werkwijze, kunnen ze materiaal beschikbaar stellen (zuurvrije mappen, dozen e.d.), welke toelichting hebben ze nodig, vergoeding van kosten voor vrijwilligers (reiskosten bijvoorbeeld), vanaf welk jaar wil men het archief digitaal overgedragen krijgen, welke contract vorm is wenselijk (schenking of bewaring, voorwaarden voor openbaarheid van de stukken).

Overleg hoe je het archief op basis van inhoud in kan delen in rubrieken, zoals bijvoorbeeld:

• jaarverslagen
• stukken van het bestuur (vergaderstukken, correspondentie)
• stukken van/over werkgroepen, commissies
• ledenblad (periodiek), contacten met leden
• activiteitenprogramma’s
• foto’s en andere audiovisuele zaken
• stukken m.b.t. de eigen behuizing

Vervolgens kun je per rubriek ordenen op jaar/datum waardoor tijdreeksen ontstaan. Besluit bijvoorbeeld om de stukken m.b.t. de laatste 5 of 10 jaar zelf te houden en alle stukken van 6 cq 11 jaar of ouder af te stoten naar de gekozen archief instelling.

Besluit in overleg met de gekozen instelling of stukken die expliciet de landelijke organisatie van het Nivon betreffen wel of niet deel zullen uitmaken van het op te nemen archief. Zo niet dan kan met ons overlegd worden om te zien of het hier gaat om stukken die nog ontbreken in het Nivon archief bij het IISG.

In het geval van boeken stelt de Werkgroep Nivon Historie het op prijs om geïnformeerd te worden over boeken die afgestoten moeten worden.

Voor meer advies en informatie verwijzen we naar het contact formulier van de werkgroep.

24 september 2020